「品質保証」の業務のみならず、全業務に携わるにあたり、「業務マニュアルの必要性」についてまとめてみました。
業務マニュアルとは
業務手順・内容、注意点、過去の不具合・失敗事例等が記載された標準的な手順書になります。
以前は、紙媒体が一般的でしたが近年ではペーパーレス化が進んでおり、パソコンやタブレット等での閲覧も可能になっています。
なぜ、業務マニュアルが必要なのか？
職場に能力がある人がいても、個人の力に頼ると仕事は安定しないものです。
そのため、どうするのかと言うと他の人が変わりにできる方法があれば仕事は安定します。
そこで必要になるものが『業務マニュアル』になります。
業務マニュアルの効果
業務マニュアルとは誰でも同じ成果が同じ品質で出せるシステムになります。
・属人化防止
属人化を避け、引継ぎの容易性や業務の移管性の確保。
担当者の退職・急な休暇、他部署応援時、新人教育・担当者引き継ぎ等に効果的に役立ちます。
・品質の安定化
プロセスを明文化し、逸脱の検証を行い仕事の均質化を図る。
誰もが同じ手順で同じ方法で業務を行うことで安定した品質を維持します。
・効率化
プロセスを明文化することで、業務の整理整頓を行う。
属人化されていた業務等が他者からの視点で非効率やボトルネックを顕在化させ改善を図る。
業務マニュアル作成時の注意点
実際に業務マニュアルを作成する際の注意点として以下になります。
・正確な情報で作成
業務マニュアルは業務上のベースとなる存在のため、記憶力に頼らず正確な情報をもとに作成することが望まれます。
・意志に頼らない
誰でも日々の生活で体調やメンタルの変動によっても、安定した成果が出せるような構成が大事になります。
・能力に頼らない
マニュアル作りの基礎となる考え方となる部分であり、本来の目的である『誰でも同じ成果が出せる』ような動画や写真、図表等で分かりやすい表現の内容を心がける。
・フォームの統一
複数人で作成する場合は、マニュアルフォームや使用する言葉の表現や言い回しを統一することで業務マニュアル自体の品質向上につながる。
業務マニュアル作成後
無事、業務マニュアルが完成したら、実際に他の人がマニュアルを元に業務を行ってみましょう。
実際にマニュアルを確認すると抜けや不備等も発見することができます。
また、業務マニュアルは作成後の運用も重要になります。
マニュアルの記載内容（業務手順・内容、注意点、過去の不具合・失敗事例等）の変更が発生した際には、業務マニュアルの変更を行い最新の状態で維持する必要性があります。
まとめ
「品質保証」の業務のみならず、全業務に携わるにあたり、「業務マニュアルの必要性」をご紹介しました。
近年、社会問題とされている企業の人材不足、技術継承等が健在化されていますが、業務マニュアルを作成することで、解決の一助になるのではないのでしょうか。
「自分でやったほうが早い」、「マニュアル作りが面倒臭い」と言ってはいつまで経っても改善されませんので、
積極的に取り組んではいかがでしょうか。
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